就労ビザの審査期間はなぜ長い？採用企業が事前に知るべきカテゴリー・書類・注意点まとめ

「うちは小さな会社だけど、外国人を採用できるだろうか？」——この疑問を抱える経営者・人事担当者は少なくありません。結論から言えば、1人会社でも外国人の就労ビザ申請は可能です。ただし、会社規模に関わらず、出入国在留管理庁は会社の安定性・継続性を厳しく見ます。その評価軸が「企業カテゴリー区分」です。

この記事では、採用企業が知っておくべき企業カテゴリーの全容、審査期間の実態、採用理由書・雇用契約書の作成ポイント、在留資格認定証明書の取り扱い上の注意点を一本にまとめました。

企業カテゴリー1〜4とは何か？

出入国在留管理庁は、就労ビザ（技術・人文知識・国際業務、企業内転勤、経営・管理など）の申請において、受け入れ企業を「カテゴリー1〜4」の4区分に分類しています。このカテゴリーによって、提出必要書類の量と審査の厳しさが大きく異なります。

カテゴリーの判定基準は「会社の規模の大小」ではなく、「事業の安定性・継続性の証明のしやすさ」です。1人会社や中小企業であっても、実態が安定していれば審査を通過できます。

カテゴリー2の「源泉徴収税額」とは？

カテゴリー2の判定に使う「源泉徴収税額1,000万円以上」とは、「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」に記載された源泉徴収税額の合計のことです。給与総額ではないため注意が必要です。一般的に従業員数が多い、または高給与の企業が該当します。なお、在留申請オンラインシステム（e-VISA）の利用承認を受けている機関は、税額が1,000万円未満でもカテゴリー2として扱われます。

中小企業・新設会社の審査対策

中小企業（カテゴリー3）や新設会社（カテゴリー4）は、提出書類が多く、審査も厳格です。ただし、適切な書類でしっかり実態を示せれば、許可を得ることは十分可能です。

就労ビザの審査期間の実態

就労ビザの手続きには「認定（在留資格認定証明書の交付申請）」「変更（在留資格変更許可申請）」「更新（在留期間更新許可申請）」の3種類があります。処理期間は申請の種別と企業カテゴリーによって大きく異なります。

「審査官の立場で申請書を作る」という鉄則

就労ビザの申請書類を作る際の最重要ポイントは、「審査官になったつもりで申請書を作る」ことです。必須書類だけで説明が完結しない場合は、任意書類（理由書・資料・事業計画書など）で積極的に補強してください。口で言うのは簡単ですが、実際には相当の知識と経験が必要です。不安な場合は専門家への相談を検討してください。

採用理由書の作成ポイント

採用理由書（理由書）は、カテゴリー3・4の企業が就労ビザ申請をする際に特に重要な任意書類です。審査官が「なぜこの会社がこの外国人を必要としているのか」を納得できる内容でなければなりません。

在留資格認定証明書を紛失したら

海外にいる外国人社員を日本に招へいする際には、出入国在留管理庁から在留資格認定証明書（COE：Certificate of Eligibility）の交付を受け、国際郵便（EMSなど）で外国人本人に送付します。この書類を紛失する方が稀におられます。

雇用契約書に必ず記載すべき事項

雇用契約書のコピーは就労ビザ申請時に出入国在留管理庁へ提出する必須書類です。記載内容が不明確な場合、追加書類の提出を求められたり、審査が長引く原因になります。必ず以下の項目を明記してください。

よくある質問

まとめ・次にやること

※ 本記事の情報は執筆時点のものです。出入国在留管理庁の運用・書類要件は変更される場合がありますので、最新情報は出入国在留管理庁公式サイトでご確認ください。